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こんにちは、Shin（@Speedque01）です。最近、働き方改革が本格的に開始され、残業が規制されるようになってきました。
いい動きである一方、「ただでさえ仕事が終わらないのに、残業もダメとなって全然回らなくなってしまった」という声も聞きます。残業時間というリーサルウェポンに頼って仕事をするクセがついている方は、特にこの傾向が強いです。
働き方改革は、政府や企業の旗振りに頼るだけで遂行できるほど甘いものではないと考えています。私たち働き手側も、変わっていかなければならないのです。
とはいえ、ここでやみくもにいろいろなことを試して効率化を図ろうとしても、残念ながら効果はそこまで大きくならないのではないでしょうか。そこで今回は、仕事が終わらない原因を以下の5つに分けて考えてみます。
- 仕事の目的を把握していない
- 具体的なTodoが見えていない
- 具体的なTodoを整理できていない
- Todoを処理する速度が遅い
- Todoが多すぎる
下記でひとつずつ詳述していきますので、「仕事が終わらない」と悩む方は、ぜひご一読くださいね。
原因その1：仕事の目的を把握していない
もっとも危険であり、かつ最もよくある原因は「仕事の目的を把握していないこと」です。
- その仕事を解決することで喜ぶのは誰か？
- なぜ依頼者はその仕事を解決したいと考えているのか？
- そもそも依頼者は誰か？
- その依頼をしようと依頼者が考えた原因は何か？
上記のようなことを把握せずに仕事をしてしまっている人は、実は想像以上に多いです。「そんなアホなことあるはずない！」と感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、ぜひ一度冷静に振り返ってみてください。最近やった仕事で、「背景や依頼者について充分に理解せずに、「とりあえずやってしまった仕事」はないでしょうか？
ぼくは新人時代はいくら頑張っても仕事が終わらなかったのですが、その最も大きな原因がこの「目的把握が甘すぎたこと」でした。
忙しく時間がない上司から指示を受けるものの、知識も経験もない自分には充分に理解ができない。とはいえ、忙しい上司に再度聞くのもはばかられ、なんとなく仕事に着手する。もちろんそんな状態では効率も悪く、成果物も上司が望んでいたものとはまったく違ったものとなり、やり直しとなる・・・そのようなことの繰り返しでした。
みなさんもぜひ一度考えてみてください。本当に仕事の背景がわかっているのかどうか、自分自身に問いかけてみてください。
仕事をサクサク終わらせる人は、ほぼ例外なく目的を深く正確に把握しています。「仕事の目的を把握する」という一見当たり前のステップをしっかりと実施することで、手戻りなく正確な仕事を迅速に行うことができるのです。
原因その2：具体的なTodoが見えていない
目的が把握できていたとしても、「具体的に何をやるのか」が見えていない人も多いです。
人間は、具体的にやることが見えていないと基本的に行動に移すことができません。操作方法が分からないゲームをクリアすることはほぼ不可能ですよね。それと同じことです。
明確にした目的をTodoに落とす際におすすめしているのは、「ロジックツリー」を使用した整理です。
「ロジックツリー？そんなのもうマスターしてるよ！」という方もいらっしゃると思いますが、ぼくの経験上では9割以上の人は「知っているけど使えない」という状態だと思います。モノゴトを二つに分けて深めていく、という非常にシンプルなやり方ではあるのですが、使いこなすには訓練が必要となります。
ロジックツリーについては別途書いていこうと思いますが、ひとつ参考書籍をご紹介します。それは「世界一やさしい問題解決の授業」です。
ロジックツリーを軸にした問題解決の方法が、非常にわかりやすくかつ体系的にまとめられています。Kindleでも出ていればいいのですが、紙の本しかないのが残念なところです。
原因その3：具体的なTodoを整理できていない
目的を把握し、かつロジックツリーを用いてTodoを具体的に落とし込むことができていたとしても、それをそのまま放置して忘れたり、混乱してしまう人もいます。ぼくは新人時代に大量のTodoに押しつぶされ、次に何をやればいいのか、どの順番でやるのか全くわからず、アタマがフリーズすることがよくありました。
具体的なTodoまで落とし込めているのに、適当なメモに書き付けるだけで終わらせてしまう人はとてももったいないです。ちゃんとしたTodoリストを使用して整理していけば、忘れたり混乱することもなくなるのですが・・・。
しっかりとしたTodoリストを使い、整理したTodoを一元化して整理していきましょう。それができれば仕事をこなすスピードや質はかなり上がってくるはずです。
手前味噌ですが、Todo整理についてはぼくが開発したエクセルベースのTodoリストを使うことをおすすめしています。私のように要領が悪い人でも直感的に使用でき、実際に業務効率の向上を達成することができるおすすめツールです。
自分が今どれぐらい仕事を抱えていて、その優先順位は何かということがわからないと、仕事のゴールが見えず、上司からの無理難題を断ることが出来なくなってしまいます。
ぼくの実感値ですが、コンサルタントとして得た知識と経験を総動員し、自分で作ったTodoリストを使って仕事をするようになってから、1日あたり2時間ほど仕事が早く終わるようになり、かつ評価も上がるようになりました。
自分の時給を3,000円と仮定すると、一日あたり6000円のトクですね。空いた時間を使ってさらに評価アップのために仕事をしてもいいですし、彼女とデートしに行ってもいいですし、今後の能力アップのための勉強をしてもいいのです。それは、あなたの自由です。
上記をあわせた結論として、まともなTodoリストを使って仕事をすることができれば、あなたは一日当たり11,400円もの効用を得ることができます。毎月342,000円、年になおすと400万円以上ですね。
周りの人からの評価がどんどん上がっていったり自分自身への投資をどんどん増やせたりできるという副次的なメリットもあるので、400万円をはるかに超えているメリットをこのTodoリストから得ることができています。
原因その4：Todoを処理する速度が遅い
Todoリストを使えているのにもかかわらずなかなか仕事が終わらない人は、「Todoの処理速度」に問題がある可能性があります。処理速度の向上施策については、下記の記事で詳細に解説しています。
上記の記事では、具体的な方法を8つ紹介していますので、よければ読んでみてくださいね。
- 仕事に取り掛かる前に「2つのこと」を自らに問いかける
- 「超速タイピング」をゲームで会得する
- よく使うセンテンスは「辞書登録」しておく
- 一度作成した資料は「フォーマット化」する
- 常に「ショートカットを探す」ことを忘れない
- 「採用権」を持っておく
- すべてのプロジェクトは「最初の1週間」で終わらせる
- 優秀な「壁打ち相手」を準備する
原因その5：Todoが多すぎる
とても優秀なのにもかかわらず仕事が終わらない人は、シンプルに「Todoが多すぎる」という状況に陥っているとみるべきかと考えています。優秀な人には仕事が集まってくるのは世の常ですが、そのすべてを自分でやっていたらキリがありません。
ぼくは、なるべくTodoを減らすために、手を動かす前に下記のことを問いかけることを習慣づけています。
- それは本当にやらなくてはいけないことか？
- それは本当に人間がやらなくてはいけないことか？
- それは本当に自分がやらなくてはいけないことか？
1の問いかけにより、「意味があまりないTodo」を削除します。
2の問いかけにより、Todoをオートマティックに機械でこなす方法を考えます。もっとも汎用性が高いのはマクロの作成ですね。
3の問いかけにより、外部業者や部下のメンバーに仕事を割り振れないか考えます。これは、人材育成という点でも良いですね。
1,2,3の問いかけについてすべてYesだったもののみ、自分自身でこなすTodoとして手を動かしていきます。もちろんそのときは、なるべく効率的にやっていくことを忘れずに。
まず「仕事が終わらない原因」を明確化しよう。
やみくもに「仕事が終わらない！」と叫んでいても、状況が改善することはまずありません。まず自分の仕事がなぜ終わらないのか原因を特定し、その原因にあった対策を実行していくことが大事です。
とはいえ、なかなか自分自身でその原因を特定しきることは難しいことです。可能であれば、職場の仲間などと一緒に議論をし、「なぜ仕事が終わらないのだろう」「この5つの原因のうち、自分は何に当てはまるのだろう」と考えてみるといいでしょう。職場でなかなかそのような議論ができる状況でない場合は、社外の仲間とディスカッションしてみてもいいかもしれません。
私は「Players」というオンラインコミュニティを運営しており、日々400名超のメンバー達と仕事について語り合っています。自分の仕事が終わらない理由は何か、どうすれば毎日業務改善が出来るか等、少人数でFacebookメッセンジャーグループを作り、議論を重ねています。ただ読むだけではなくこのようにディスカッションすることで、どんどん業務改善を進めることができるのです。
Playersのその他の特典について、下記にまとめます。
- 月額980円ですべてのサービスが使い放題
- 総計1万4,000円以上のnoteや音声がすべてダウンロード可能
- 自己紹介スレッド上での悩み相談（Shinや他Playerが回答）
- Shinによる定期的なツイキャスおよびズームでのオンライン講座
- Facebookスレッドを活用した、日々の生活を改善するためのスレッド（任意参加）：毎日の予定スレッド、業務改善報告スレッド、ゼロ秒思考報告スレッド、ブログで自己発信力を強化するスレッド、就職活動の悩み相談スレッド等
- Facebookメッセンジャーを活用した少数グループでの密なコミュニケーション（任意参加）：エクセルチーム、ブログ3ヶ月で30記事チーム、セルフコーチングチーム、個人サービス売上向上チーム、女子会チーム、筋トレ＆ボディメイクチーム、暗号通貨勉強チーム、傾聴力向上チーム、デザインにマジになるチーム、マインドフルネス実践チーム、業務改善習慣化チーム、コンサルティング思考で仕事について語り合うチーム、ロジックツリー特訓チーム etc
- 不定期に開催されるオフラインイベント（別途参加料金がかかる場合があります）：オフライン仕事術セミナー、セミナー講師チャレンジ会、Players夏の陣（全体飲み会）、Players関西飲み会、Players速読セミナー、Players資産運用セミナー、ランチ会 etc
現在参加者数は444名ですが、いったん500名で募集をストップする予定です。その後の参加者募集については未定となっております。もし「自分の仕事が終わらない原因を明確化し、仕事を速くこなせるようになりたい！」という方がいらっしゃったら、ぜひ参加してみてくださいね。
