あなたの生産性を圧倒的に高めるメール処理方法を教えよう

スポンサーリンク

こんにちは、Shin(@Speedque01)です。ぼくはたまに複数のプロジェクトを同時に実施することがあります。

作業中心となるような仕事だったら問題ないのですが、たくさんのプレイヤーがいてメールが乱れ飛ぶようなプロジェクトだと大変です。せっかく集中して資料作成をしているのにメールがどんどんたまっていき、それを読んだり返しているうちにいつの間にか定時を過ぎ、気づいたら自分の仕事が全然終わっていない・・・そんなことがよくありました。

メール処理だけで一日が終わる悲劇

しかもタチがわるいことに、こうやってメールを処理しているだけで仕事が進んだ気になってしまっているんですよね。そうこうしているうちに自分がやらなくてはいけない仕事がたまりにたまり、あるとき爆発します。いくらTodo管理を頑張っていたとしても、人には限界がありますからね。

みなさんの周りにもそんな人はいませんでしょうか。また、みなさん自身もかつてのぼくのような状況に陥ってはいませんでしょうか。

「今日こそたくさんタスクをこなすぞ!」と意気込んでいたはずなのに、終わってみればほとんどメールを返すだけで終わってしまう、そういう経験は誰しもあるのではないでしょうか。

メールを返すだけで何の仕事も進まず、最終的に自分の抱えているタスクが爆発するという経験を何度か繰り返した後に、「このままじゃダメだ」とやっと気づきました。メール処理にはいろいろなTipsがあるのですが、今日は一番シンプルかつ強力な方法をお教えしようと思います。

メール処理は朝・昼・晩の三回のみ!

それは、メール処理タイミングを朝・昼・晩の三回のみに絞ることです。そして、他のときは受信ボックスを見ない!

人の頭というのはそこまで器用にできておらず、一度に複数のことを効率よく処理することはできません。せっかく集中してリサーチや資料作成をしているにもかかわらず、メールボックスをちらちらチェックしていたら、進む仕事も進みません。

新着メールが来た瞬間に、自分が今までやっていた仕事の内容が頭から吹っ飛んで、再開するのが3時間後なんてこともザラにあるのです。

ですので、ぼくは「メール処理のタイミングを事前に決めておき、それ以外の時間は作業に集中する」ということをオススメしています。

朝出社後30分、深夜に来ているメールを一気に目を通していき、上からどんどん返していきます。一瞬で返せるメールはすぐ返せばいいですし、悩みそうなものについては「承りました。検討します。」でもなんでも、いったん返してタスクリストに載せておきましょう。メール処理タイムが終わったら、腰をすえてじっくり考えればいいのです。

ランチが終わったら、午前中にメールがいくつかたまっているでしょう。そこでも15分から30分ほどかけて一気に返していきます。その後、コーヒーでも飲みながら気持ちを落ち着かせ、作業やらミーティングをやっていきましょう。

その後、17時ごろになったら再度メールボックスを確認し、すべてのメールを打ち返します。定時になったら帰ってもいいですし、まだ終わっていない仕事ややりたい仕事があれば少し残業するのもいいかもしれません。

夕方から夜にかけてもメールがたまってくるかもしれませんが、基本的にはそれは見ず、明日の朝に回しましょう。明日の朝もメールを処理する時間はしっかりとってあるのですから。

その日にすべて打ち返す、ただし処理タイミングは3回だけ!

まだ返していないメールがあると、仕事が遅れるということ以上に自分の精神面にも悪影響が出てきます。「あー、あれやらないと・・・」と思いながら他の仕事をしていると生産性はダダ下がりますし、かわいい女の子とのデートも心から楽しむことができないでしょう。

なので、メール処理のタイミングは3回ですが、そこですべて打ち返しておきましょう。「めんどくさいからあとでいいや」と先延ばしにしておいてもいいことはありません。

そして、決めておいた3回の処理タイミング以外はメールは見ず、自分の作業に没頭すること。そうすることで圧倒的に生産性はあがっていきます。

「でも、急な用事があったらどうしよう・・・」と思う方もいるかもしれませんが、心配無用です。どうせ3-4時間後には再度メールを見ることになるので、そこで返せば何の問題もありません。【至急】とメールに書いてあったとしても、本当に【至急】であることはほとんどないのです。それに、生産性高く仕事ができれば、他の人から【至急】というメールを送りつけられること自体ほとんどなくなりますしね。

シンプルなコツですが、効果はばつぐんです。ぜひ「メール処理は3回だけ!」を徹底してみてくださいね。

★次はこの記事をどうぞ