【新人必読】仕事のコツがわからないあなたに届ける10のアドバイス

こんにちは、Shin（@Speedque01）です。社会人1年目はキツかった。少し経った今でもそう思います。

もちろんそれはぼくが要領が悪かったというのが一番の原因で、もっとサクサクできる人はいくらでもいるでしょう。思ったより優しい人は多いので、新しく社会人になるみなさまはご安心ください。

とはいえ、「これできれば知っておきたかったな！」とか、「他の人にとっては当たり前かもしれないけど、ぼくはしらなかった・・・」というような仕事のコツが、具体的なものから抽象的なところまで様々あるので、ぜひみなさんにはぼくを反面教師として今のうちに学んでおくことをおすすめします。そうすれば無駄に怒られることがなくなると思いますよ。

*YouTubeで動画も撮っていますので、合わせてご覧ください↓↓

仕事のコツがわからないあなたに届ける10のアドバイス

それでは、「仕事のコツがわからないあなたに届ける10のアドバイス」について、お話しします。

仕事の仕方でわからないことがあればすぐ聞こう

当たり前のことと思われるかもしれません。でも、これを本当にできている人がどれだけいるでしょう。わからないことをわからないといえず、そのままずるずると破滅に向かっていってしまう人は少なくないのです。

わからないこと自体はしょうがないのです。特に社会人1年目の場合、わかることのほうが少ないでしょう。質問したからといって怒られるようなことはほとんどないと考えていただいて問題ないです。

それよりも、わからないことをそのままにして大惨事を引き起こしてしまうほうが問題なのです。もちろん上司も人間ですから、忙しいときに基本的なことを質問したら少々迷惑そうな顔をされる可能性もあるとは思います。しかしそれでも、勇気を振り絞って「すみません、ここわかりません！忙しい中済みませんが教えてください！」と頼んでみましょう。

もしかしたら、「何がわからないのかわからない」という状況に陥ってしまっているかもしれません。そういうときにどうすればいいか、下記の記事にまとめています。

プロジェクトの概要や今後やるべきことについて先輩や上司が丁寧に説明をしてくれるものの、説明の中にわからない単語や概念、ロジックがふんだんに組み込まれていて、話にまったくついていけないことがぼくはよくありました。

ひとつやふたつならまだ類推することはできるのですが、わからない単語や説明が何十個も積み重なっていくともうお手上げ。もはや何がなんだかわからず、話がすべて耳を通り抜けていってしまいます。

特に新入社員の間はこのようなことが多いでしょう。先輩や上司は経験や知識がありますし、今までの社会人生活の中で知らず知らずのうちに専門的な業界用語を誰でも知っているものとして捉えてしまいがちなのです。ですので、「分からないところが分からない」状態になってしまうのは、みなさんだけが悪いわけではないのです。

とはいえ、先輩や上司に「もっとわかりやすく丁寧に教えてください」と毎回言うわけにもいきません。他人を変えることは基本的にできませんから、自分で何とかするしかないのです。

ということで、「分からないところが分からない」となってしまった場合に実践すべきステップを4つに分けて解説します。

質問はわかりやすくクローズ型にしよう

質問することができたとしても、おそらく先輩からは「何聞きたいのかわからないので、もう一度しっかり考えてきてくださいね」といわれてしまう可能性が高いです。おそらく、「これがわからないので教えてください」というような質問の仕方をしてしまったのではないでしょうか。

「わかりません。教えてください。」というのは、基本的には通用しないと認識しておいたほうが良いでしょう。それは、思考の放棄とみなされてしまうのです。もしあなたが聞かれる立場だったとして「わかりませんー」といわれたら同感じるでしょうか？特に、いろいろやらなくてはならないことがあって忙しいときだったとしたら。

できれば、自分の考えを明確にした上で、それに対して議論したいと思うはずです。「○○さんのここの発言の意図が今一つ読み取れません。今までの議論の流れを鑑みるに、××ということかなと推測しているのですが、あってますでしょうか？」的な、Yes/Noで答えられるクローズ型質問にできるまで自分で噛み砕いてから聞くクセをつけましょう。

学生のときとは違い、あなたは会社のために利益を生み出さなければなりません。先輩から大事な時間を奪うことは、可能な限り避けましょう。自分で真剣に考え抜き、それでもわからないことを聞くという姿勢があれば、先輩は必ず親切に教えてくれるはずです。

ではどうすればいいかというと、答えはひとつです。それは、「自分で考えきったうえで、クローズドクエスチョン（YESかNOで答えられる質問）をする」ということです。

• この資料とこの資料を読んだ結果、このプロジェクトのゴールは2017年6月までにカナダおよびアラスカの100人-1000人程度の規模のSIerを買収することだと理解しましたが、あっていますでしょうか？
• 最新の進捗報告レポートをみるとおおむね順調なようですが、シンガポールチームの競合インタビューが予定に達していないですよね。私のほうでシンガポールのチームリードに詳しい状況を確認して、後ほどご報告するということでよろしいでしょうか？
• 今中間報告資料を作っていて、ストーリーの構成に苦労しています。業界全体のトレンド、クライアントを含めた各社のポジション明確化、対象セグメント内のトッププレイヤーのプロファイリング、成功要因の明確化、クライアントが目指すべき方針と具体的な施策、という流れで作成していこうと思うのですが、問題ないでしょうか？

こんなかんじですね。

こうすることによって、上司は「そうだね、そのまま進めていいよ」「理解はあっているよ」という前向きな反応を返すか、「いやいや、ここは違うんじゃない？」と簡単に指摘を返すだけなので、脳のリソースをそこまで使う必要はなくなるのです。

さらに、こうやってわからないながらも毎回「こういうことかな？」「理想的な状態はこれかな？」というように考えることで、自然と「将来を予測する」「理想的な状態を想像する」などのクセがついていきます。

それが自然にできるようになると、場当たり的に仕事をこなすスタッフから、将来を見通すことが必要とされるマネージャへの道筋が開けていくのです。

質問されたら定量的に答えよう

逆に先輩や上司から質問された場合、どのように回答するのが筋が良いでしょうか。

ふわふわした回答を返しても、返ってくる反応は芳しくありません。「どのぐらいかかりそう？」と聞かれたときに「けっこうかかります！」と言われたことを想像してみましょう。「もっと具体的に答えて欲しいな」と思いますよね。

そのときに使えるのが「定量化」という考え方です。今までの作業実績等から、今後かかる時間を具体的に見積もったり、うまくいくかどうかをパーセンテージであらわしたりするのです。

「これあとどのぐらいかかる？」といわれたときに、「今までの作業実績から逆算すると、おそらく3時間で終わると考えられます。もし順調に進めば2時間半で終わるかもしれません。」という回答ができれば素晴らしいです。上司の方も、あなたへの信頼度をどんどん増していくことになるでしょう。

最初はなれないかもしれませんが、質問への回答はなるべく定量的に実施していきましょう。

仕事は逐一Todoリストに記入していき、進捗を見える化しよう

仕事を進めていく上で、Todoリストを活用することはもはや必須といっても過言ではないでしょう。もし現在Todoリストなしで仕事をしろといわれたら、複数プロジェクトを滞りなく進めていく自信が砕け散ってしまいます。

しかし、社会人1年目のぼくは、Todoリストの存在を知りませんでした。仕事がそんなに忙しくないときはそれでもなんとかなっていたのですが、業務量が増えてくるにつれて頭の容量が圧迫され、限界を超えて真っ白になってしまったこともありました。

限界を感じ、先輩に「業務量が多すぎて何をすればいいか覚えきれないし、優先順位もつけられません。先輩はどのように自分の仕事を管理しているのでしょうか？」と聞いたところ、回答は極めてシンプルでした。そう、「Todoリストを使うこと」です。

ちゃんとしたTodoリストを使って仕事を進められたとしたら、あなたはその時点で他の同期より一歩も二歩も先んずることができます。逆に最初のうちにこのクセをつけておかないと、業務量が増えるとすぐにパンクしてしまう人になってしまいます。

ぼくは最初に苦労した経験を生かし、自分自身でTodoリストを作成しました。自分だけではなく、後輩や同期にも渡して使ってもらっていますが、評判はとてもいいです。

上記をあわせた結論として、まともなTodoリストを使って仕事をすることができれば、あなたは一日当たり11,400円もの効用を得ることができます。毎月342,000円、年になおすと400万円以上ですね。

周りの人からの評価がどんどん上がっていったり自分自身への投資をどんどん増やせたりできるという副次的なメリットもあるので、400万円をはるかに超えているメリットをこのTodoリストから得ることができています。

毎朝、前日のタスクの積み残しと本日の予定を確認しよう

突如先輩から、「おまえさ、今日の予定は？」とふいに聞かれたことがありました。そこで明確に説明できなかったぼく、もちろん激オコされました。

「おれですら毎朝残タスク確認と予定の明確化するのに、なんで新人のお前はやらないの？そんなことせずとも完全に理解しているってことなの？」

はい、すみませんでした。やります。

この記事を読んでくださっているようなあなたは、タスク管理ツールやエクセル等を使い、しっかりとタスク管理はされているはずです。しかし残念ながら、タスクを自分で抱え込んでいるだけでは、タスク管理は片手落ちと言わざるを得ません。

新卒の社会人が入ってきたら、あんたは「ホウレンソウが大事だぞ！」とアドバイスされると思います。が、あなたはそれが本当に徹底できていますでしょうか？勝手にタスクを抱え込んで、「忙しい忙しい」と言いながらずるずると帰宅時間を引き延ばしたりはしていないでしょうか？

ぼくからのおススメは、毎朝自分が抱えているタスクをすべて洗い出し、完了予定時間とボトルネックを付記したうえで、上司に毎日送ることです。

セルフレビューは5回繰り返そう

新人の仕事なんて穴だらけなのは当然です。とはいえ、忙しい先輩や上司の時間を取りまくっていると、いつの間にか「あ、こいつはこの程度の仕事もできないんだな」と思われ、チャンスがどんどんなくなっていきます。

ぼくらが何か資料を作成する際は、想像以上につまらないミスをしているものです。変換ミス、計算ミス、他の資料との整合性、etcetc・・・

それらは意外と、何回か見直せば自分でも気づくもの。なるべく上司の手を煩わせないためにも、5回は見直しましょう。

ぼくは、失敗自体は避けようのないものだと思っています。事前にすべての事態を想定し、それらに対する策を講じることがベストではありますが、それを一発で完璧にこなせる人なんていません。一回目失敗してしまうのは、しょうがないことだと捉えています。

ですが、そこからどうするかでその後の伸びや周りからの評価が変わってきます。

何か失敗したら、自分で反省点を見つけたり、周りの人がアドバイスをくれるものです。そのときはこう思うでしょう。

「次からは繰り返さないようにしよう」

でも、本当に「繰り返さない」ための仕組みを作れているでしょうか。「喉元過ぎれば熱さを忘れる」という諺の通り、その失敗の記憶が薄れてしまい、また同じようなことを繰り返してしまう人はたくさんいるように思えます。

作成2割、レビュー8割

上記とかぶるのですが、大事なことなので表現を変えてもう一度。

資料作成自体は、最初は荒くてもいいのでササッと終わらせる。そして、それから質を最大化するためのセルフレビューに時間をかけましょう、そういう教えです。

レビューというのは最後のおまけプロセスではなく、資料作成の本丸だということを速めに理解していればな、と今でも思うことはよくあります。

最初のドラフト版に長々と時間をかけて、あまり振り返りをせずに提出してしまうような人もたびたびいますが、そういうふうに作られた資料の質は概して低いです。そして、上司がフィードバックしようにも、すでに時間を目いっぱい使ってしまっている後なので、もう手遅れになってしまっていたり・・・。

そのような事態を防ぐためにも、まずはさっと作成を実施し、レビューに時間をかけていきましょう。

社会人一年目こそ笑顔で明るく元気よくいよう

賢いみなさんにはアホらしく思われるかもしれませんが、これは非常に大事です。仕事もできない新人が、暗い顔していたりカリカリしていたらどうでしょう？

「なんでお前仕事もできないくせに機嫌まで悪いんだコラ」という先輩たちからの暖かい目線は避けられません。

なかなか難しいのですが、基本的に笑顔を絶やさず元気にお仕事しましょう。自分の精神衛生上もそっちのほうがだいぶ楽です。

こんなことを続けていたある日、ふと「こうやって落ち込んでいいことってあったかな？」と振り返ってみました。

落ち込むとどのようなことになるかというと、

• 機嫌が悪くなる
• 体調も悪くなる
• 頭の回転が悪くなる
• 家族との関係が悪くなる
• 自暴自棄になる
• 刺激物や脂っこいものを食べたくなる
• アルコールに逃げたくなる
• 勉強や仕事が無意味に思えてくる
• 何をやっても楽しくない

うん、いいことないよね。

ぼくはそれから、いやなことや他人からの叱責を受けたとき、かならずワンクッションはさむことにしました。

「落ち込んでいていいことって何かあるかな？」

答えはいつもNoでした。

上司やクライアントからすぐ声をかけてもらえる存在になろう

プロジェクトではいろんな情報が錯綜しているもので、なるべくそういう情報を早い段階でゲットすることが大事になってきます。そうしないと仕事の全体像も見えず、資料のクオリティも仕事の楽しさもどんどん減衰していきます。

なかなか最初からは難しいですが、上司やクライアントから「こいつには早めにこの情報を伝えておこうかな」と思われるようになると、だいぶ仕事がしやすくなります。

「明るくて話すと元気になる」「特定の領域に強い」などなど、何でもいいので何らかの強み的なものを持っておくといいかもしれません。

後は、議事録の展開やメールを送りまくり、プロジェクトの中心人物になるというのもいいですね。

新入社員や若手は、最初はどうしても萎縮してしまいます。「自分は何も知らないし・・・」「一番若手だし・・・」「怒られるの怖いし・・・」的な感じ。

もちろん気持ちはわかるのです。ですが、それで何も行動を起こさなかったらいつまでも変わらない。いてもいなくても変わらない存在として扱われ、その結果自信をなくしてさらにダメになってしまう悪循環。それは即座に断ち切らなければいけません。

そのためにぼくがいつも言っているのは、「なんでもいいから役に立つ情報をメールで展開しろ」ということです。オフィスのお役立ち情報でも良いし、新聞に載っているクライアントの最新情報でもいい。

そういうふうに情報提供してくれる人のことを、無碍に扱うようなメンバーはそうそういないはずです。むしろ感謝してくれる。

そういうふうに積み重ねることで、だんだんと自分の存在感が上がってきて、仕事が楽しくなります。周囲のメンバもいろんな情報をゲットすることができてハッピーになります。

「ん？」と思ったらほったらかしにしない

仕事を進めていくと、どこがどうおかしいのか明確に言語化できないものの、なにか引っかかることがでてきます。そういうときは、必ずどこかしらに綻びがある状態です。その直感を無視せず、少しでいいので時間を取って、その違和感を解消すると後で慌てる頻度が少なくなっていきます。

簡単にできる仕事なんかそうそうありません。とはいえ、そこで「こんなのわかるはずねーよ」と放り出したら、そこでぼくたちは終わりです。

どんな難しいことが書いてあったとしても、しっかり調べて頭に汗をかいて考えてみれば、かならず突破口は見えます。

そうしていくうちに、だんだんと”上辺の仕事”から脱却し、本当の意味で仕事をすることができるようになっていきます。上辺でごまかすと、もちろん他者からの評価も下がりますし、自分でも辛いです。

少々難しくても、ぜひ頭を振り絞って考え、本物の仕事ができるように努力したいものですね。

突発的な仕事に振り回されないための3つの方法

ここまで「仕事のコツがわからないあなたに届ける10のアドバイス」についてお話ししました。ただ、これらのコツを意識しても上手く仕事が回らなくなるケースが一つだけあります。それは、「突発的な仕事」が入った時です。

「突発的な仕事」が入った時の対応によっては、重要な仕事が納期に間に合わなくなってしまったり、効率的に仕事がこなせず残業が多くなったりしてしまいます。今まで意識した仕事を上手く回すコツが一瞬で崩れ去ってしまうこともあるため、「突発的な仕事に振り回されない方法」についても合わせて覚えておくのがおすすめです。

すぐにやるのではなく優先順位を見極める

「突発的な仕事」が入ってきたときは、すぐに対応するのではなく、Todoリストを見ながら優先順位を決めるのが重要です。そうすることで、「重要な仕事」の納期漏れが発生しにくく、今日の作業も遅延することなく仕事を進めることができます。

また、Todoリストに優先順位、期日を設定して追加することで、仕事を忘れてしまうリスクもなくなります。連絡をもらったときにすぐに対応するのが大事な時もありますが、それも含めて重要な作業を見極めて行動していくことが重要です。

「何のためにこの仕事をしているのか」を理解して仕事する

仕事の優先順位を考えるためには、「重要な仕事」を見極める必要があります。では、「重要な仕事」を見極めるためにはどうすればいいのでしょうか？

一つの答えとしてぼくは、「何のためにこの仕事をしているのか」という本質を理解することだと思っています。

「何のためにこの仕事をしているのか」という本質が理解できれば、細かい仕事の中で「何を優先すべきか？」が判断できるようになるのです。いきなり本質を理解して仕事を進めるのは難しいかもしれません。「何のためにこの仕事をしているのか」と自分に問いかけてみてください。

仕事に対しての理解が深くなると質も高まっていきますし、突発的な仕事が降ってきたときも「本質的に今の仕事に影響があるものではないし、今やっている仕事を優先して終わらせるべき」と判断ができるようになります。

思考整理ツール「ゼロ秒思考」で瞬時にタスクを振り分ける

仕事の本質を理解して、優先順位をつけていけば突発的な仕事には対応できるようになります。ただ、突発的な仕事が増えてくると優先度を決める時間すら惜しくなってくるタイミングが来るかもしれません。「優先度をつけて対応するのはわかっている、ただ、それをするだけの時間がないぐらい仕事量が多すぎる」という状態ですね。

仕事ができるようになると、その分多くの仕事が振られるようになります。そして、期待に応えよう努力しながら仕事をするため、時間がどうやっても足りなくなってくるタイミングがいつかきます。そんな時に備えて、ゼロ秒思考で意思決定スピードを高めておくのがおすすめです。

ゼロ秒思考で意思決定ができるようになると、Todoリストをパッと見ただけで「いつこの仕事をするべきか」判断できるようになり、さらに高めていくと仕事が入った瞬間に頭の中で優先度を瞬時に判断できるようになります。ほぼ機械的にTodoリストにスケジュールを書く時間さえあれば仕事が回せるようになるので、仕事量が増えたとしても対応しやすくなります。

思考力のトレーニングとしてもとてもおすすめなので、やったことがない方はぜひやってみてください。

最後に：Playersで切磋琢磨できる仲間を見つけよう！

結局、いろいろ自分で失敗しながら学んでいくものです。新人の失敗を詰めまくるようなサイコパス上司はそんなにいない（はず）ので、ひとつひとつ学んでいければいいんじゃないかなーと思います。

また、職場の人とだけ交流していると視野が狭くなりますし、新しい刺激もなくなる傾向があります。とはいえ、なかなか仕事の話を安心してできるようなコミュニティがないというのも確かです。

ぼくは現在Playersというオンラインコミュニティを主催しています。月額980円という低価格で、経営者や弁護士、起業家、プロブロガーなど多数の人と交流できたり、ぼくの過去の音声配信や動画がすべて使用可能になるという特典があります。仕事力を向上させるためのFacebookメッセンジャーのグループや、メンバーを対象にしたオフラインセミナーを開催したりしています。

Playersのその他の特典について、下記にまとめます。