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こんにちは、Shin( @Speedque01 )です。「明日は月曜日か・・・」と憂鬱な気持ちになっている皆さん、心中お察しいたします。
一生懸命仕事をしているはずなのに仕事はなかなか終わらず、ろくにご飯も食べれないまま時間は22時を過ぎ、終電直前に疲れきって帰宅する・・・そんな毎日が続いていれば、気が滅入るのももっともです。
そういう悲惨な状況を少しでも改善するため、今日はマジで仕事を速くし、残業なしで帰れるようにするやり方をお伝えします。ぜひぜひ仕事は超短時間激ハイクオリティで片付け、自分の時間を満喫しましょう。
これから、仕事を速くするコツを7個ご紹介します。
仕事を速くするコツ1：早く帰るための目的を明確化する
人はゴールがないとダラダラとしてしまいがちなものです。もしかしたらあなたも、「なんとなく早く帰りたいなー」と思うだけで、「このために絶対に早く帰るんだ！」という目的がハッキリしていないのかもしれません。
もちろん、会社にずっといることがあなたにとっての幸せであるならば、それでも構いません。残業時間を自慢する人が生きがいになっているちょっとアレな人たちがたまにいることは、ぼくも良く知っています。
ですが、どうせならば早く帰りましょうよ。仕事はもちろん誰よりも高い品質で仕上げ、今後のためにつなげることは必須です。しかし、会社にいる時間を長くすることに意味があるとはぼくは思いません。
残業代？そんなものどうでもいいと思えるぐらい稼げるだけの力を付ける努力をしたほうが最終的にはいいんじゃないですかね。
自分磨きのための勉強をするでもいいですし、子どもや奥さんとの時間を過ごすでもいいですし、たまには旧知の友人と飲みに行くでもいいでしょう。
「なぜ自分は早く帰らなければならないのか？」という問いに明確に答えられるようにしておきましょう。
仕事を速くするコツ2：早く帰らなければならない理由を誰かに共有する
人は自分の言ったことと行動を合わせたがるという傾向があります。まともな人であれば、自分のことをうそつきとは思われたくないはずですよね。
コツ1で早く帰るための理由を明確化したら、それを家族でも友人でも同僚でもいいですが、みんなに共有しましょう。
「3月末のTOEICで850点以上取ろうと思ってさ、今日から毎日19時には帰って2時間勉強しようと思うんだよね」とかそういう軽い感じで大丈夫です。そうするだけで、”おれは今日19時に帰宅するって周りに宣言したんだ・・・帰らなければ！”と自然に思えるようになり、行動もそれに合わせたものに自動的に変化していきます。
また、周りの人も”あいつは今日は19時に帰るっていってたな・・・遅くならないうちに例の件について聞いておこう”など、気を使ってくれてさらに帰りやすくなるというメリットもあります。
最初はちょっと言い出しづらいかもしれませんが、ぜひ勇気を出して「おれは今日は残業せずに帰るんだ！」と周りに宣言してみて下さい。
仕事を速くするコツ3：”本当にやらなければならないことは何？”と問いかけ続ける
クライアントの業務改善をしていて良く思うのは、「ほんっっっとうに無駄なことが多いな！」ということです。
仕事は大事なのですが、それが本当に自分の、事業部の、会社全体の、お客様の役に立つことなのでしょうか？目的もメリットもわからずにやっている仕事や、自分が出ても出なくても何も変わらない会議、そういうものが毎日の業務の中に潜んでいませんか？
ぼくの経験上ですが、非常に強く「本当に大事なこと、やらなければならないことは何？」と問いかける習慣がついていない人の場合、不要な業務が全仕事時間の60%以上を占めてしまっています。
「本当に必要なこと以外は、徹底的に無駄である」この言葉をぜひ覚え、必要なこと、大切なことの明確化をしてみてください。
以下の記事には、本当に大切なものに力を注ぐ「エッセンシャル思考」について書かれています。
仕事を速くするコツ4：すべてのタスクをリスト化し、上司に事前に送付する
これめっちゃくちゃ使えるので、ぜひやってください。
この記事を読んでくださっているようなあなたは、タスク管理ツールやエクセル等を使い、しっかりとタスク管理はされているはずです。しかし残念ながら、タスクを自分で抱え込んでいるだけでは、タスク管理は片手落ちと言わざるを得ません。
新卒の社会人が入ってきたら、あんたは「ホウレンソウが大事だぞ！」とアドバイスされると思います。が、あなたはそれが本当に徹底できていますでしょうか？勝手にタスクを抱え込んで、「忙しい忙しい」と言いながらずるずると帰宅時間を引き延ばしたりはしていないでしょうか？
ぼくからのおススメは、毎朝自分が抱えているタスクをすべて洗い出し、完了予定時間とボトルネックを付記したうえで、上司に毎日送ることです。
こんなかんじ。
上司様
おはようございます。本日のタスクリストと完了予定、ボトルネックをまとめましたので、送付します。もしさらに優先すべきタスクや認識違い等ございましたら、お手数ですがご指摘願えますでしょうか。
- タスクA：本日AM10:30に完了予定。ボトルネックは特になし。
- タスクB：○○さんから受領メール受領次第完了予定。AM11時までにこなかったらリマインド実施。
- タスクC：本日PM15時にドラフト作成予定。具体的なメッセージが不明な個所があるため、午前中どこかで10分ほどお時間をください。
もし他に必要なタスク等ございましたら、いつでもご連絡ください。
上司という生き物は、部下が何をしているか想像以上にわかっていないものなのです。だから、「あいつ今何やってんだろう、よくわかんないからとりあえずこれ投げつけてみるか」みたいなことをする御仁が後を絶たないわけです。それ自体はマスト改善事項だったりするわけですが、ぼくらの側からも上司に協力してあげましょう。
「いまこれやっていて、こんなとこに困っています。」と自分から言ってきてくれる部下は、彼らにとって非常に助かる存在です。このコツを実施することで、仕事が早くなるだけでなく、上司との関係も改善し、仕事全体にとても良い影響を与えること間違いなしです。
仕事を速くするコツ5：すべての仕事を15分単位で区切り、爆速で完了させる
仕事はすべて15分単位にしましょう。
上司に報告するタスクはもっと荒いレベルでいいですが、自分で把握しているタスク量は15分刻み程度にしておかないと、結局だらだらしてしまって想定以上の時間がかかってしまいます。
そのタスク、本当に1時間も必要？実は15分で終わるんじゃない？
そんな感じで全タスクにメスを入れていき、適性時間を算出します。そしてそのあと、15分単位に刻んだ仕事に対して全集中力を注ぎ込み、速攻で終わらせる。そうしていくと仕事のクオリティも目を見張るほどに上がり、速度もうなぎのぼりになっていくはずです。
仕事を速くするコツ6：メール処理は朝・昼・晩の三回のみ
「メール処理は朝・昼・晩の三回のみにする！」みたく、メールのタイミングを決め、それ以外の時間はメールの受信BOXを見ないようにするのです。
人の頭はそこまで器用にできていませんので、基本的に一度に集中してできるタスクは1つのみです。そのため、メールが来るたびに作業を中断して、またメールが来たら作業する…みたいなことをやっていたら、終わるはずの仕事も終わりません。
メール処理の時間、それ以外の作業は明確に分けましょう。
朝出社後30分、深夜に来ているメールを一気に目を通していき、上からどんどん返していきます。一瞬で返せるメールはすぐ返せばいいですし、悩みそうなものについては「承りました。検討します。」でもなんでも、いったん返してタスクリストに載せておきましょう。メール処理タイムが終わったら、腰をすえてじっくり考えればいいのです。
ランチが終わったら、午前中にメールがいくつかたまっているでしょう。そこでも15分から30分ほどかけて一気に返していきます。その後、コーヒーでも飲みながら気持ちを落ち着かせ、作業やらミーティングをやっていきましょう。
その後、17時ごろになったら再度メールボックスを確認し、すべてのメールを打ち返します。定時になったら帰ってもいいですし、まだ終わっていない仕事ややりたい仕事があれば少し残業するのもいいかもしれません。
仕事を速くするコツ7：最低限のPCショートカットを知っておく
ほとんどの人が仕事をする上で触るPC。
最低限のPCショートカットを知っているか知らないかで、仕事の生産性は劇的に変わってきます。特に、エクセルのショートカットはよく使う機会があり、仕事のスピードの差に付く部分。
以下では、ぼくが実際に毎日仕事で使っているショートカットの一例を紹介しています。
Ctrl + C：対象データのコピー
Ctrl + X：対象データの切り取り
Ctrl + V：対象データの貼り付け
Ctrl + 1：書式設定画面表示
Ctrl + A：対象範囲全選択
Ctrl + B：対象文字の太字化
Ctrl + U：対象文字に下線追加
Ctri + I：対象文字の斜字可
Ctrl + F：検索画面表示
Ctrl + H：置換画面表示
Ctrl + S：ファイル保存
Ctrl + Z：直前の作業取り消し
Ctrl + Y：直前の作業繰り返し
Ctrl + ；：当日の日付入力
Ctrl + Pageup：右のシートに移動
Ctrl + Pagedown：左のシートに移動
Ctrl + ↑：対象データが入っている一番上のセルまで移動
Ctrl + ↓：対象データが入っている一番下のセルまで移動
エクセルについては以下の記事もどうぞ。
仕事のスピードを徹底的にあげ、やりたいことをしよう
仕事を一生懸命にやることは素晴らしいことですし、そうあるべきとぼくは強く信じています。しかし、それと長時間労働には何の関係もありません。
ぼくたちはそれぞれ目指しているものは違います。仕事を爆速で覚えてビジネスパーソンとして一人前になりたいのかもしれないですし、他の勉強をしてキャリアチェンジをしたいのかもしれない、もしかしたら生まれたばかりの娘と時間を過ごすことが何よりも大事なことかもしれません。
そして、どの場合においても、「仕事のスピードを上げる」というのは不可欠です。
上記にあげた7つのコツ、できるものからで構いませんので、ぜひぜひ実践して仕事のスピードを上げ、早く帰って自分のための時間をたくさんゲットしましょう。
Playersで仕事の速度を上げよう
ぼくは、「仕事の悩みを解決する」をテーマに掲げたオンラインサロン「Players」を運営しています。
Playersには、仕事を速くこなす力を鍛え上げるための環境があります。
たとえば、以下のようなスレッド・チームです。
- 仕事力向上チーム
- ゼロ秒思考習慣化スレッド
「仕事力向上チーム」では、日々仕事で悩んでいることの相談があったり、学んだことのシェアが活発に行われています。
「仕事を早く終わらせたくて悩んでいる」という人も多く、読むだけでも学びが多いです。
また、直近自分が悩んでいることがあれば気軽に相談ができ、ぼくを含めた500名超のメンバーから、具体的なアドバイスをもらうことができます。
また、「ゼロ秒思考習慣化スレッド」では、思考速度を加速させるための「ゼロ秒思考」を習慣化することができます。
思考速度が上がれば、普段仕事するタスク1つ1つを終わらせるのが早くなり、仕事を早く終わらせることができます。
一人で学ぶのではなく、同じ方向を向いたメンバーと学ぶ環境で学びを加速させてみてはいかがでしょうか。
Playersに興味がある方は、ぜひのぞいてみてくださいね！
