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Outward Matrix

戦略コンサルタントのブログ。コンサルティング業務、英語、戦略策定、採用、育成等について書いています。

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あなたの仕事を爆速化する具体的な方法を8つ教える

仕事やキャリア

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こんにちは、Shin(@Speedque01)です。「仕事ができる・できない」という話をするときに確実にあがってくるトピックが「スピード」です。

いくら質の高い仕事をしても、普通の人が5分で終わるモノに2時間もかけていたら、その人は「仕事ができる」とはみなされません。逆に言えば、仕事のクオリティ自体は普通でも、スピードが周りの10倍速ければその人は引っ張りだこになります。(それに、仕事が速い人というのは往々にしてクオリティも高いものです。)

仕事の速さについての重要性については、ぼくだけでなくさまざまなビジネスパーソンが強調しています。ちきりん氏は「生産性」という概念を強調していますね。

★参考記事

最近受けた質問で「スピードを上げる重要性はわかったんだけど、具体的にどうやるのか教えて欲しい」というものがありました。精神論はいろいろ聞きますが、具体的に何をやるのかまとまっているものはあまりないのは確かですよね。

ぼくはコンサルティングファームというやや特殊な環境で仕事をしています。コンサルティングファームでは時間に関する意識が非常に強く、とにかく期限内に一定のクオリティの成果物を仕上げる必要があります。

もともとぼくはどんくさいタイプで、求められるスピードに達するためにさまざまなトライアンドエラーを繰り返しました。今日はその経験の中から構築した仕事を爆速化する具体的な方法を8つ紹介します。

仕事に取り掛かる前に「2つのこと」を自らに問いかける

仕事のスピードを上げるためにもっとも効果的なのは、「やることを減らす」です。いくら仕事自体のスピードが速くても、常人の100倍以上の仕事をこなすことはできません。取り掛かる前に仕事の量を可能な限り減らすことが重要になってくるのです。

ここを自動化するために、ぼくは仕事をする前に2つのことを自分に問いかけています。

  1. その仕事は本当にやる必要があるのか
  2. その仕事は自分がやる必要があるのか

本当にやる必要があるか

「仕事」と一口にいっても、とても重要なものもあればどうでもいいものもあります。ぼくは過去に社内向けのトレーニング資料を一生懸命作りましたが、そのトレーニングは参加者の実践ベースであり、その説明資料はほとんど使われることがありませんでした。

「そもそも何のために使うのでしょうか?」「どうやって使うのでしょうか?」とちゃんと上司に確認を取っておけばこんなことにはならなかったのですが・・・。

まずはその仕事は本当にやるべきものなのかどうか、自らに問いかけてみましょう。もし自分で判断がつかなかったら、依頼者に聞いてみましょう。

やらなくていいことに多大な時間を使うというのは、控えめにいって愚の骨頂です。

自分でやる必要があるか

ぼくたちが使える時間は1日でたったの24時間しかありません。その貴重な時間を「誰にでもできる仕事」に使っている暇はないのです。

まず最初の質問で「この仕事は誰かがやらなければいけない」ということが判明したとしたら、次は「それって自分でやる必要ある?」と問いかけてみましょう。

もし誰にでもできるような仕事であるならば、基本的にはそれは自分でやる必要はありません。派遣やアルバイトの方に仕事を振り、淡々とこなしてもらいましょう。もちろんその精度やスピードを上げるためのマニュアルや仕組みづくりも忘れずに。

「超速タイピング」をゲームで会得する

仕事のスピードを上げるために確実に必要なのは「タイピングスピードを上げること」です。ある程度の量の文章を書く仕事であれば、高速ブラインドタッチは必須です。キーボードをみながら人差し指で打ち込んでいく・・・というおじさんをたまに見ますが、そのような人の仕事はすべからく遅いと言い切ってしまっていいでしょう。

とはいえブラインドタッチでの超速タイピングを身に着けるのは結構大変です。そもそも面白いものでもないですしね。

ということで、ゲームを使ってタイピングを練習してみましょう。今はわざわざ買わなくてもフリーでいろんなゲームがあります。有名なのは「寿司打」とかですね。

Flashタイピング 【寿司打 - SushiDA -】

携帯でソーシャルゲームをやる時間を、少しでもいいからタイピングゲームに注いでみてはいかがでしょうか。どんどんタイピングスピードが速くなり、それに応じて仕事のスピードも格段に上がっていきますよ。

よく使うセンテンスは「辞書登録」しておく

タイピングのスピードを向上させると同時に、「辞書登録」もおすすめしたいです。

これは自分自身で変換ロジックを組み、長文を一瞬で表示させることができる裏ワザです。例えば、

  • 「いじょ」と入力してスペースキー押下 -> 「以上、何卒よろしくお願い申し上げます。」と自動変換
  • 「かき」と入力してスペースキー押下 -> 「下記参照のほどよろしくお願いいたします。」と自動変換
  • 「ごけ」と入力してスペースキー押下 -> 「ご検討いただけますと幸いでございます。」と自動変換
  • 「おつ」と入力してスペースキー押下 -> 「お疲れ様です。」と自動変換

などなど、圧倒的な効率化が図れます。いくらタイピングが早くても、この辞書登録を使用した入力スピードにはかないません。

設定手順は以下です。(Windowsの場合)

1.言語バーから「ツール」-> 「単語/用例の登録」を選択

パソコンのした画面にある言語バーの中から「ツール」を選択してクリックします。

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その後、「単語/用例の登録」を選択。

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そうすると、下記の登録画面が出てきます。

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2.「読み」と「語句」を入力して登録

あとは「読み」に呼び出し呪文となるひらがなを入力、「語句」に呼び出したいセンテンスを入力して「登録」ボタンを押せば完了です。

下記では、「いじょ」の変換候補として「以上、何卒よろしくお願いいたします。」が出るようにしています。

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実際にやってみましょう。

「いじょ」と入力

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スペースキーを押すと「以上、何卒よろしくお願いいたします。」になった!

f:id:Speedque01:20170320122753p:plain

よく使うセンテンスを登録しまくっておくと、メールや資料作成の時間が圧倒的に短くなります。ぜひやってみてください。

一度作成した資料は「フォーマット化」する

仕事をしているとさまざまな資料を作成することがあると思います。

  • データ分析用のエクセルツール
  • クライアントとの打ち合わせ議事録
  • パワーポイント形式の提案書
  • ワード形式の週次報告書

などなど。

これらの資料を「作ったら作りっぱなし」にしてはいないでしょうか。一度あった仕事はその後も発生する可能性があります。自分がやらないにせよ、ほかのメンバーが対応することもあるでしょう。

そのようなときにまたゼロから作るのは時間の無駄です。今まで作った資料をフォーマット化し、すぐに転用できるようにしておきましょう。

  • わかりやすいマニュアル&高機能なロジックが組んであるエクセルツール
  • データとコンテンツを詰め込めばそれっぽく見えるパワーポイントフォーマット
  • たいしたことは書いていないがみやすい議事録テンプレート

上記のようなものを共有フォルダかどこかにおいておき、適宜マイナーチェンジを繰り返して質を上げたり、複数の状況に対応できるようにコピペベースでバージョンを増やしていきましょう。そうすると、自分やほかのチームメンバーが短い時間で高いクオリティの分析をできたり、資料を作成することができるようになっていきます。

常に「ショートカットを探す」ことを忘れない

どんなツールにでも「ショートカット」はあります。それを覚えているかどうかで、圧倒的なスピードの差が出てきます。

ぼくは過去にエクセルに関するショートカットの記事を書いています。

★参考記事

エクセルのショートカットにもいろいろあるのですが、大きく分けると実は2種類しかない。それが俗に言う"Ctrl系ショートカット"と"Alt系ショートカット"です。この2種類のショートカットを使いこなせると、仕事のスピードが圧倒的に速くなります。誇張ではなく、20倍以上変わってくる。

ショートカットを知らないせいで、仕事がたまりまくり、上司からも怒られ、でもたいしたアウトプットが出せない・・・そんなかんじに悩んでいる人は、ぜひこのショートカットをご確認あれ。ぼくが実際に毎日仕事で使っているショートカットのみ紹介しています。

エクセルに限らず、どんなツールにもショートカットは存在します。ある程度機能を理解したら、ショートカット一覧を見てすべて頭に叩き込み、爆速でツールを動かしまくっていきましょう。

ショートカットを使わずにバカ正直に動かしている人とは、びっくりするほどの差がつくはず。

「採用権」を持っておく

先述の「仕事に取り掛かる前に「2つのこと」を自らに問いかける」に関連したライフハックです。いくら「これは自分でやる必要ないな」と思っても、代わりにやってくれる人がいなければどうしようもありません。自分でやる必要がないからといって上司に振り戻すわけにはいかないですしね。

ぼくがおすすめするのは、「なんとかして採用権を持つこと」です。派遣社員でも大学生インターンでもいいですが、自分の仕事を振れる人を準備するため、自ら採用権限を持つように上に交渉していくのです。

あなたの仕事が非常に重要なものであり、瑣末なデータ収集や翻訳等に時間が取られるのは会社としても損失である、ということをしっかりとアピールできれば、受け入れられない提案ではないです。そうして上層部を説得できたら、あとはジョブディスクリプションを書き、人を採用すればいいのです。

もちろん「つまらない仕事を丸投げする」なんてことをしてはだめです。みな同じ人間なのですから、その人たちの要望を聞き、やっている仕事がその後のキャリアに役立ちそうか、そもそもやっていて楽しいか、わからないことがないかしっかりとケアする必要はあります。

そうやって信頼して仕事を振れる人ができたら、あなたが自分でやらなければならない仕事はどんどん少なくなり、本当に必要でかつあなたでなければできない仕事に集中することができるようになります。

すべてのプロジェクトは「最初の1週間」で終わらせる

「夏休みの宿題」のような最後の最後に追い込む方式は、ぼくは絶対に取りません。

最後の最後に追い込むと「締め切り効果」で確かに集中力はあがりますが、あまりにも危険なのです。それまでにクライアントの要望をふんわりとしか理解していない状態で一気に作り上げたりすることで見当違いのアウトプットを出してしまうこともありますし、「時間がない」という言い訳のもと低いクオリティの作業になってしまう可能性も否定できません。

ぼくたちがすべきは「最後に追い込むこと」ではなく「最初の1週間で終わらせること」なのです。

どんなに長い期間のプロジェクトでも、最終的なゴールをイメージし、成果物を1週間であらかた作ってしまうのです。もちろん完璧なものは作れないでしょうが、クライアントとディスカッションする際に使えるドラフト資料 = たたき台は最低限作っておく必要があります。

そうするとどうなるか。

クライアントに最終アウトプットに近い成果物を見せながら明確な要望を吸い上げることができるし、チームメンバーもゴールを意識した上で仕事を進めることができます。資料自体もかなり完成度が高いので、1週間たったあとは新しく作らなければならないものはほとんど発生せず、的を絞った情報収集と成果物修正に時間を割くことができます。

最終的には、時間に余裕を持って非常に高いクオリティの成果物を作ることができるのです。

「まだ締め切りまで時間があるからあとでやればいいや・・・」となる気持ちはよくわかるのですが、それは最終的に自らの首を絞めることになります。「最初の1週間が勝負!」と肝に銘じて一気に片付けていきましょう。

優秀な「壁打ち相手」を準備する

仕事を進めているときに、どうしても次の一手が見つからず悶々と悩んでしまうタイミングがあります。そういうときにお勧めしているのがゼロ秒思考のA4メモ書きですが、それでも答えが出ないことがあります。その結果1日中悩み続け、何も成果が出ないなんてことも・・・。

自分でいくら頭をひねっても答えが出せないときは、外部からの刺激やアドバイスが必要となります。そういうときに気軽に相談できる「壁打ち相手」を準備することが非常に重要になってきます。

10分間考えてもどうしようもないとき、優秀な同期や後輩に「ちょっとだけ一緒に考えてくれない?」と声をかけるのです。ホワイトボードの前に立って現状を説明してアドバイスを求めるうちに「そうか!」と頭に電流が走るタイミングがやってきます。

自分ひとりでは答えが出なくても、客観的なアドバイスを受けたり現状を説明しようと頭に刺激を与えているうちに、いい感じのストーリーが思い浮かんだりするものなのです。

そういうことができる年齢の近い人が社内にいると「悩んで進まない」ということがなくなるので、仕事がとても速くなりますね。もちろん、彼らが悩んでいるときには逆に相談に乗ってあげることも大事です。

実践しよう

ぼくが実際にやってきた&やっていることを8つ紹介しました。すべてのことを一気にやるのは難しいかもしれませんが、できそうなものからぜひ実践してみてください。

仕事のスピードを爆速化できると、周りからの評価も上がりますし、自分の時間を増やすこともできます。そこでさらにいろいろなことを学んで自分の力をつけ、仕事のスピードを高めるというサイクルを作り上げられるとよりすばらしいですね。

★次はこの記事をどうぞ