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Outward Matrix

戦略コンサルタントのブログ。コンサルティング業務、英語、戦略策定、採用、育成等について書いています。

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生産性を格段に向上させるエクセル関数を8個選んでみた

ライフハック

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★厳選オススメ記事!

こんにちは、Shin(@Speedque01)です。エクセルっていいですよね。

社会人に入ってから、もっとも仲良くなったのがエクセルです。最初は使い方が良くわからず、グチャグチャなものを作っていつも上司に怒られていました。
いまはだいぶたくさんの経験を積んだので、エクセルでの資料作成は結構得意になりました。ショートカットとかもほぼ使えるようになったし。

現役コンサルタントがガチで使ってるエクセルショートカット37選 - Outward Matrix

そんな便利なエクセルですが、使いこなせている人はあまりいない印象です。中には「なんか難しそう・・・」と食わず嫌いしてしまっている人も。

確かに、エクセルの関数ってぱっと見何をしているのかよくわからなくて、とっつきづらいのはわかります。でも、関数をちゃんと使えないと、エクセルを使うメリットがほとんどなくなってしまいます。
そんなに難しいものでもないので、下記でぜひ学んでみてくださいね。単純に羅列するのではなく、「なぜ使うか」「どう使うか」を理解できるように具体例を豊富に入れ込んだので、わかりやすいと思います。

ちなみに、ショートカットについては具体的に身につけることができるトレーニング資料を作成したので、よければどうぞ。

Excel3倍速トレーニング(Ctrl系ショートカット編)|Shin@Outward Matrix|note

Excel10倍速トレーニング(Alt系ショートカット)|Shin@Outward Matrix|note

 

エクセル関数その1:ROW

まずは地味ですがメチャクチャわかりやすいところからいってみましょう。ROW関数です。これは非常にシンプルで、指定した箇所の行番号を返してくれる関数です。

例えば、「=ROW(A3)」と入力すると、A3の行番号である「3」が入力されます。

数式入力

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エンター!

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まあ、こんな使い方はしないんですけどね。一気にIDを入れたいとき、コイツの本領は発揮されます。

 

IDを一気に入れたい!!

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ROW関数!

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エンター!

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コピー!

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ラクチンですね。

エクセル関数その2:CONCATENATE

通称「コンカチ」。文字と文字を結合させてくれるお利口な関数です。
他の関数と組み合わせることも多いですが、今回は単体での使い方を紹介します。一番使うのは、苗字と名前が別々のセルに入っているときに、フルネームが欲しいときとかですかね。

フルネーム入れたい!

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コンカチ!(間にスペースもいれてます)

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エンター!フルネームゲット!

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コピー!

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これ、もし手でいちいちやっていたら2分ぐらいかかっちゃいますね。コンカチなら5秒で終わりです。

エクセル関数その3:COUNTA

COUNTAは、対象範囲でデータが入っているセルの数がわかる関数。これも地味に便利なんですよね。例えば、飛び込み営業の訪問先リストがあるとしましょう。

こんなの。

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今いったいどのぐらいの数訪問しているのか、ぱっと見てわかるようにしたい・・・そんなとき、COUNTAの出番です。

 

総訪問数セルを追加、COUNTAドン!

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エンター!総訪問数ゲット!

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エクセル関数その4:IF

みんな大好きIF関数。ある条件を設定し、それに合致するか否かで取得する値を変えることができます。

名前とクラスが書いてある表。部長であれば年収1000万円、そうでなければ600万円にしたい!

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IF関数書いちゃう

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エンター!

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コピー!

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簡単でしたね。これ、まだ10個とかなら手でいれていってもいいですが、5000人に対して同じことをしようとしたらどうでしょう。関数は必須ですね。

エクセル関数その5:COUNTIF

お次はCOUNTIF。これは、対象の条件に合うデータの数を引っ張ってくれる関数です。

部長、係長、平社員の数を知りたい!

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COUNTIF!

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エンター!

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コピー!

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これも手でやったらメチャクチャ大変。COUNTIFは使いどころが多いので、ちょっと複雑かもしれませんが覚えてくださいね。

エクセル関数その6:SUMIF

次はSUMIF関数。対象の条件に合うデータを合算して返してくれます。COUNTIF関数とSUM関数のいいとこどりしたようなやつです。

交通費、雑費、出張手当の経費がリストアップされていて、それぞれの合計が知りたい!

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SUMIF!

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エンター!

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コピー!

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エクセル関数その7:EXACT

ちょっといろいろ頭を使う関数が続いたので、最後のボスVLOOKUPに行く前に、EXACT関数で一息入れましょう。EXACT関数は、比較対象のセルのデータが同じであればTRUE、異なっていればFALSEを返してくれる関数です。

2015年と2016年で、クラスが変わった人が誰か知りたい!

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EXACT!

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エンター!

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コピー!

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こんなかんじ。ちなみに、条件付書式で「FALSEだったら強調する」という条件を入れると、見やすくなります。

ホームタブからConditonal Formatting -> Highlight Cells Rules -> Equal To

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FALSEだったら薄い赤で塗りつぶし、濃い赤で文字表示

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ドン!

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エクセル関数その8:VLOOKUP

エクセル初心者に立ちはだかるのがこのVLOOKUP。パッと見よくわからなくてアレなのですが、使いこなせるともう便利すぎて大好きになってしまう関数です。
機能は「指定された範囲の 一番左端の列で値を探し、指定範囲内の別の列の同じ行にある値を返す」というもの。・・・説明だけしてもわかりづらいので、実際の使い方を見てみましょう。

左にある商品データを元に、右の表を完成させたい!

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商品名にVLOOKUP!

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エンター!

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単価にもVLOOKUP!

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エンター!

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コピー!

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金額のところにも掛け算数式を入れよう

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エンター!

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コピー!

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いい感じにできましたね!これも手でやったりしたら時間がいくらあっても足りないです。だれかぼくにタワマン買ってください。

実際にやってみよう!

エクセル関数に限らずですが、こういうものを読んだだけでは全く意味がないです。関数をちゃんと覚えると仕事が格段に早くなり、ミスもなくなるので、上に挙げた例の完全コピーでかまわないのでぜひ一度やってみてくださいね。

生産性関連だと、この辺の記事も参考になるかも。

www.outward-matrix.com

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生産性とは切っても切り離せないTodo管理についても、下記で紹介しています。

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