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Outward Matrix

戦略コンサルタントのブログ。コンサルティング業務、英語、戦略策定、採用、育成等について書いています。

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Todoリストの超具体的な活用方法を紹介するよ

ライフハック

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★厳選オススメ記事!

こんにちは、Shin(@Speedque01)です。今日はTodoリストの超具体的な活用方法についてご紹介します。

下記の記事でさらっと書いていますが、Todoリストの活用はメチャクチャ大事です。
参考:新入社員に叩き込んでいる13の具体的な仕事術を紹介するよ - Outward Matrix

ですが、おそらく9割以上の方がうまく活用できていないのではないかと思います。

なかむー (id:summersunday)さんが下記のように仰っていましたが、共感される方も多いのではないかと。

自分はto doリストを作成して、とにかくリストにあるものに優先順位をつけて、ひとつ終わらせるまで他ごとを考えずにひたすら作業をするようにしています。

現在はその方法でトラブルが無ければ残業も少なくなっていますが、リストが増えれば難しくなるように思います。以前は、リストを膨大に作りすぎて、「○○さんに電話する」などの項目までリスト化して、何から手を付けてよいかわからなくなっていました。また、誰かと協業しなければいけないことだけ項目から削除できずに溜まっていってしまうことが多く、困ってしまうこともあります。

上記の通り、そこまで量が多くなければ「出てきたものをリストに追加、優先順位をつけて一生懸命終わらせる」というやり方でも一応回ります。

しかし、複数のプロジェクトにアサインされていたり、管理者としての働きとメンバーとしての働きを両方求められているなど、Todoが膨大になってしまう場合、破綻する可能性が高いです。

普通のTodoリストの課題

普通のTodoリストでは、下記のような課題があります。

  • 何から手をつけていいかぱっとわからない
  • 他の人も絡むようなTodoだと、なかなかリストから消えてくれない
  • 更新するのが面倒で、結局更新しなくなってしまう

このような気持ちはよくわかります。いくつか本も読んだのですが、結局フツーのフォーマット+精神論でほとんど意味がありませんでした。

もしマトモなTodoリストを持たず、適当に仕事を続けていたらどうなるか、ちょっと考えてみましょう。

昇進できなくなる

いくら年功序列が激しい会社でも、入社してから4-5年後には評価によって昇進速度が違ってきます。コンサルティングファームは、最初の昇進はだいたい2年目にやってきます。

優秀なコンサルタントであればそのタイミングで昇進できますが、Todo管理ができず、いつまでもミスを繰り返しているようだと、もちろん昇進など夢のまた夢です。ファームによって差はありますが、昇進できたときとできなかったときでは、約200万円ほど年収に差が出てきます。一日に換算すると、約5,400円ですね。

仕事が終わらなくなる

自分が今どれぐらい仕事を抱えていて、その優先順位は何かということがわからないと、仕事のゴールが見えず、上司からの無理難題を断ることが出来なくなってしまいます。

ぼくの実感値ですが、自分で作ったTodoリストを使って仕事をするようになってから、1日あたり2時間ほど仕事が早く終わるようになり、かつ評価も上がるようになりました。

自分の時給を3,000円と仮定すると、一日あたり6000円のトクですね。空いた時間を使ってさらに評価アップのために仕事をしてもいいですし、彼女とデートしに行ってもいいですし、今後の能力アップのための勉強をしてもいいのです。それは、あなたの自由です。

上記をあわせた結論として、まともなTodoリストを使って仕事をすることができれば、あなたは一日当たり約11,400円もの効用を得ることができます。しかも、仕事の評価も上がるというおまけつきで。 

ということで、ぼくは今までのコンサルタントとしての知識と経験を総動員して、最強のTodoリストを作りました。:最強のTodoリスト|Shin@Outward Matrix|note

以下で、その中身について説明します。

Todoリスト + 30分単位のスケジュール表で全ての悩みを一掃

具体的には、世間一般で使われているTodoリストに、30分単位のスケジュール表を組み合わせることで、すべての悩みを一掃することに成功しました。具体的に見ていきましょう。

Todoリスト

ぼくが活用しているTodoリストは、下記のようなカラムを用意しています。

  • TodoのID:ここには、TodoのIDを入れます。よほどのことがない限り、1から始まる連番で問題ないと思います。もちろん手で入れるなんていう面倒くさいことはせず、Row関数(=ROW()-1)を上から下までバッと入れれば終わり。
  • カテゴリ:ここにはTodoのカテゴリをいれます。好きなようにしていいと思いますが、ぼくは「ミーティング」「資料作成」「調査・分析」「その他雑務」という感じですね。カテゴリわけが多すぎても面倒なので。
  • クライアント名:ここにはクライアント名を入れます。複数クライアントを持つような仕事であれば、このカラムは必須です。
  • Todo:ここには具体的なTodoを入れていきます。ガンガン入れちゃいましょう。
  • 作業依頼者:ここには作業依頼者を入れていきます。特に依頼者がいないケースは入れなくてオッケー。
  • 現ボール保持者:ここはとても大事。一般的なTodoリストが見落としている概念です。仕事というのは、自分一人で完結するわけではありません。誰かに作業を振ったり、上司にレビューしてもらわなければなりません。つまり、各Todoはいろんな人の手を渡り歩くのです。
    ここをしっかり見ておかないと、自分のTodoではあるけれども、他の人のアクションが必要なモノがモリモリ増えていってしまいます。
    ボールが自分であるところはさくさく進め、ボールが自分以外であるものはリマインドしまくること。そうすれば、どんどんTodoリストがきれいになっていきます。
  • 開始予定日:開始予定日です。いつからはじめようとしているかを管理するカラム。
  • 開始日:こっちは実際の開始日ですね。
  • 完了予定日:これを超えることは基本的にあってはならない、「完了予定日」です。コンサル業界ではDueといわれています。理由なくDueを破ることは、決してやってはならない禁忌です。
  • 完了日:実際の完了日です。
  • 進捗:今どれだけ進んでいるか把握するためのものです。0%から100%まで20%刻みで管理しています。あまり定量的に考えてはおらず、「まあ、20%ぐらいかな」ぐらいのノリでつけています。
    パーセンテージが100%になったら、自動的にカラムをグレーアウトしたり、完了予定日なのにも関わらず100%になっていないものがあったら、黄色で塗りつぶす条件付書式もつけています。
  • 備考:何か補足や備考があれば、ここに書き足していきます。

実際のファイルはこちら!

f:id:Speedque01:20160625135437p:plain

と、ここまでは一般的なやり方です。(ボール保持者以外)
このTodoリストと別シートで、連動したスケジュール表も作ります。

スケジュール表

スケジュール表に用意しているカラムはこちら。

  • 時間:30分刻みで、9時から24時まで並べています。
  • ID:Todoリストと紐づいているTodoのIDです。
  • カテゴリ:TodoのIDと紐づいたカテゴリです。
  • クライアント:TodoのIDと紐づいたクライアント名です。
  • Todo:TodoのIDと紐づいたTodoです。
  • 進捗:TodoのIDと紐づいた進捗です。
  • ボール保持者:TodoのIDと紐づいたボール保持者です。

こちらですが、情報は基本的にTodoのIDと紐づいています。そうしないと、Todoとスケジュール表が独立したものとなってしまい、管理が非常に煩雑になります。

つまり、スケジュール表では、TodoのIDをいれるだけで他のカラムの情報が全部入るようにしなければならないのです。

具体的にはこんな感じ。

f:id:Speedque01:20160625135337p:plain

このシートであなたがやらなければならないのは、IDのカラム(黄色になっているところ)に、Todoシートに入れたTodoのIDを入れるだけ!
そうすれば、他のカラム(カテゴリ、クライアント、Todo、進捗、ボール保持者)は自動的にTodoシートから、Vlookup関数が勝手に情報を引っこ抜いてきてくれます。

例えばカテゴリカラムには、こんなVlookをいれれば事足ります。

=VLOOKUP($B2,Todo!$A:B,2,FALSE)

「Todo」シートから、適切なTodo IDを見つけ、そこの情報を引っ張ってくるという関数ですね。Vlookupはメチャクチャ使える関数なので、ちょっとこのTodoリストを作りながら勉強してみて欲しいです。

ぼくは、スケジュールシートにTodoに紐づかないもの(ランチとかディナーとか)もいれたくなるので、IFERRORを組み合わせてエラーが出たときは空白にするようにしています。

=IFERROR(VLOOKUP($B2,Todo!$A:B,2,FALSE),"") 

Todoリスト + スケジュール表で仕事を超効率化しよう

このTodoリストとスケジュール表、ぜひ一度作ってみてください。これのメリットはこんなかんじ。

  • 上司やチームメンバとの情報共有がメチャクチャ楽になる(スケジュール表をコピーして送ればいいだけ。全作業が知りたいといわれたら、エクセルのファイルを送って「Todoシートを見てね」といえばいいだけ
  • 「おまえいまなにやってるの?」というウザい確認がなくなる
  • 現在持っているTodoが一覧化できる、また、現在手をつけられるものが何で、リマインドしなければいけないものがなにかわかる
  • 自分のすべき行動を30分単位で明確化でき、「次何すればいいんだっけ?」という混乱の時間がなくなる
  • お金に換算すると一日あたり11,400円、毎月30万円以上のメリットがある

「仕事がもっと効率化できたら・・・」「上司との関係を改善できたら・・・」と考えている人、気持ちはよくわかります。しかし、そう考えているだけ、適当なビジネス書を読んでいるだけでは、残念ながら何も変わりません。

本当に有用なツールを用い、それを通じて実際に行動を変えていくこと、それを通じてのみあなたの仕事の効率は向上し、会社からの評価も上がり、ひいては年収アップや幸せなワークスタイルを手に入れることができるのです。

適当にTodo管理をしていて苦労する現実をすぐさま変えるために、ぜひぼくが精魂注いで作り上げた最強のTodoリストを活用してみてくださいね。

ダウンロードはこちらから -> 最強のTodoリスト|Shin@Outward Matrix|note
※ダウンロードすると、ぼくのSkype IDやメールアドレスもついてきます。使い方がわからない場合はいくらでも連絡してください。すぐ返信します。

次はこの記事をどうぞ:過去の経験を活かしまくるためにすべきことを伝える - Outward Matrix