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Outward Matrix

戦略コンサルタントのブログ。コンサルティング業務、英語、戦略策定、採用、育成等について書いています。

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効率的な資料作成のために「アウトプットイメージ作成アプローチ」をマスターしよう

ライフハック

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こんにちは、Shinです。パワーポイントの資料の作成に手間取ってしまったことがある経験がある人、少なくないのではないでしょうか。

一生懸命作ったにもかかわらず、「ちがう」といわれて上司からつき返されたり、部下に丁寧に説明したのにまったくイメージと違うものがあがってきたり・・・。なかなか厄介です。それを解決するための方法「アウトプットイメージ作成アプローチ」が、「マンガでわかる! マッキンゼー式 リーダー論」に載っています。

「丸投げ」という悪夢

残念なことに、仕事を丸投げしても、だいたいはうまくいかないのです。泳ぎを覚えるために水に放り投げても、ほとんどの人が泳ぎを覚える前に溺れてしまうのと同様に、仕事の丸投げだけでは、多くの部下やメンバーは満足にやり遂げることができません。

部下には部下のメンツがあるので、死にものぐるいで取り組んでくれることもありますが、情報不足であったり、力不足であったりすれば、挫折してしまうこともしばしばです。挫折を避けるためにつじつま合わせをし、一見完了したように見せかけていろいろなところで手抜きをしてその場しのぎになっていることも普通にあります。

こうなると、当然成果が出なかったり、問題の先送りがあるうえ、部下やメンバーの成長も期待できません。もちろん、現場のことを何も考えない上司・リーダーということで、反感、憎しみも買ってしまいます。

上司が「これやって」と投げてきたはいいものの、いったい何をすればいいのかわからず、途方に暮れた経験がぼくにもあります。このような丸投げをされると、部下としては非常に困ります。早く仕事を始めたいと思いつつも、いったい何をすればいいのかわからない。

上司に聞いても、「そんなことは自分で考えろ、おれはお前ぐらいのときはひとりでそのぐらいできたぞ」としか言われない。自分の想定で作ったとしても、上司のイメージとは大分違ってしまい、やり直しだったり巻き取られてしまったり・・・となるでしょう。

自分と上司が同じレベルの知識と経験を持っていれば、共通のスキルや知識があるので、それでもうまくいくかもしれません。しかしながら、大体の場合はお互いの知識には大きく差が有り、アウトプットイメージが一致していません。そういうときに、「やっといて」的な丸投げは絶対にやってはいけません。後で山のように修正が入ることになります。

では、どうすればいいのか。以下で3つのポイントに分けて「アウトプットイメージ作成アプローチ」について説明します。

アウトプットイメージ作成アプローチのポイントその1:大まかな構成案作成

A4用紙を横置きにして、表紙、目次、章ごとのページ数、各章のメッセージの方向性をすべて決め、各ページにはタイトル、書くべきメッセージ、図のイメージを書き、ページ番号を振ります。すべて手書きです。

完成した書類・資料を想定し、それに近いものを30分で仕上げるのです。当然、中身はすかすかですが、全体像とボリューム感が明確になり、どのページに何を書くかが決まるので、非常に役立つ「作業指示書」になります。

まずは事前に紙で大まかなストーリーとアウトプットイメージを書き、ズレを最小限にするというやり方ですね。

アウトプットイメージ作成は、特に海外のコンサルタントと働くときは必須の作業です。「とりあえずこの分析しといてー」で、まともなアウトプットが出てくることは100%ありません。

  • その資料を作成する目的は何か
  • どのようなフレームワークを使うべきか
  • データソースはどこを使用すべきか
  • 時間はどのぐらいかけるべきか
  • 各スライドでのキーメッセージは何か
  • 最終的なストーリーはどうなるのか

上記のようなことを事前に決めた上でアウトプットイメージを作り、その後依頼するようにしないと、いつまでたっても前に進まなくなってしまいます。

もしあなたが部下としての立場で、上司が適当に仕事を振ってきた場合は、アウトプットイメージ作成を自分自身でやりましょう。まずアウトプットイメージ作成を実施し、その後上司に「こういうように進めたいのですが、問題ないでしょうか」と確認するのです。上司がやってくれないのならば、自分でアウトプットイメージを確定させ、進めるしかないのです。

アウトプットイメージ作成アプローチのポイントその2:ひととおり説明し、任せる

作成したアウトプットイメージのコピーを取り、担当する部下に30分程度で詳しく説明し、質問にも答えます。長く説明する必要はほとんどありません。指示はすべて紙に書いてあるからです。従来のアバウトな口頭だけの指示と違って、アウトプットが明確なので、部下やメンバーが迷うことはありません。

アウトプットイメージを渡すだけでさらさら進められるような部下は非常に優秀ですが、残念ながらそのようなレベルに達している人はそんなにいません。紙を書いて大まかな流れを示した後に、口頭でさらにダメ押しの説明をする必要があります。

たまに、メールを送ったりチャットしただけで"依頼完了"としてしまう人がいますが、これはNGです(もちろん、簡単な仕事ならばいいのですが・・・)。「自分が伝える」だけでなく、「本当に相手が理解する」というところまでもっていかなければ、仕事は途中で頓挫します。

もしあなたの上司が口頭で説明してくれる時間がなさそうであったとしても、ムリにでも時間を取って、アウトプットイメージについてもらったほうがいいです。最終的なオーバーヘッドが削減されるのですから、ある程度計算ができる上司ならば受け入れてくれるはずです。

アウトプットイメージ作成アプローチのポイントその3:頻繁に進捗状況をチェック

締切日まで、頻繁にミーティングを重ねて一緒に仕上げていきます。2週間であれば、7~10回程度がよいと思います。

回数は多めですが、時間は長くて30分、短ければ5~10分でもOKです。上司の考えが明確に示されていて、脱線しないので、ミーティングがあっという間に終わるのが特徴です。

部下と上司の意思疎通がうまくいかないのは、「単純にコミュニケーション頻度が低いから」という場合もあります。

ぼくの場合は、徹底的に報連相をするようにしていますし、下についてくれている人にもそうするように伝えています。

  • 朝はメールで今日のタスクとタイムスケジュールについて報告
  • 口頭で懸念点やボトルネックの共有
  • 昼ごはんを食べながら今後の予定とミーティングの方向性について確認
  • 帰り際には今日やったことと振り返り、改善点を報告

などなど、忙しくてもコミュニケーションをとることは絶対に欠かさないように気をつけています。そうしたほうが、最終的な効率も上がるのです。

アウトプットイメージ作成アプローチ、ぜひやってみよう

丸投げし、丸投げされ・・・という消耗する仕事の仕方を卒業し、事前にイメージを固めてしっかり伝える、アウトプットイメージ作成アプローチを導入してみてはいかがでしょうか。想像以上に仕事がやりやすくなると思います。

次はこの記事をどうぞ:Todoリストの超具体的な活用方法を紹介するよ - Outward Matrix