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Outward Matrix

戦略コンサルタントのブログ。コンサルティング業務、英語、戦略策定、採用、育成等について書いています。

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まだ残業で消耗してるの? 仕事がマジで速くなる具体的な5つのコツ

ライフハック

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こんにちは、Shin( @Speedque01 )です。「明日は月曜日か・・・」と憂鬱な気持ちになっている皆さん、心中お察しいたします。

 一生懸命仕事をしているはずなのに仕事はなかなか終わらず、ろくにご飯も食べれないまま時間は22時を過ぎ、終電直前に疲れきって帰宅する・・・そんな毎日が続いていれば、気が滅入るのももっともです。

そういう悲惨な状況を少しでも改善するため、今日はマジで仕事を速くし、残業なしで帰れるようにするやり方をお伝えします。ぜひぜひ仕事は超短時間激ハイクオリティで片付け、自分の時間を満喫しましょう。

コツ1:早く帰るための目的を明確化する

人はゴールがないとダラダラとしてしまいがちなものです。もしかしたらあなたも、「なんとなく早く帰りたいなー」と思うだけで、「このために絶対に早く帰るんだ!」という目的がハッキリしていないのかもしれません。

もちろん、会社にずっといることがあなたにとっての幸せであるならば、それでも構いません。残業時間を自慢する人が生きがいになっているちょっとアレな人たちがたまにいることは、ぼくも良く知っています。

ですが、どうせならば早く帰りましょうよ。仕事はもちろん誰よりも高い品質で仕上げ、今後のためにつなげることは必須です。しかし、会社にいる時間を長くすることに意味があるとはぼくは思いません。

残業代?そんなものどうでもいいと思えるぐらい稼げるだけの力を付ける努力をしたほうが最終的にはいいんじゃないですかね。

自分磨きのための勉強をするでもいいですし、子どもや奥さんとの時間を過ごすでもいいですし、たまには旧知の友人と飲みに行くでもいいでしょう。

「なぜ自分は早く帰らなければならないのか?」という問いに明確に答えられるようにしておきましょう。

コツ2:早く帰らなければならない理由を誰かに共有する

人は自分の言ったことと行動を合わせたがるという傾向があります。まともな人であれば、自分のことをうそつきとは思われたくないはずですよね。

コツ1で早く帰るための理由を明確化したら、それを家族でも友人でも同僚でもいいですが、みんなに共有しましょう。

「3月末のTOEICで850点以上取ろうと思ってさ、今日から毎日19時には帰って2時間勉強しようと思うんだよね」とかそういう軽い感じで大丈夫です。そうするだけで、"おれは今日19時に帰宅するって周りに宣言したんだ・・・帰らなければ!"と自然に思えるようになり、行動もそれに合わせたものに自動的に変化していきます。

また、周りの人も"あいつは今日は19時に帰るっていってたな・・・遅くならないうちに例の件について聞いておこう"など、気を使ってくれてさらに帰りやすくなるというメリットもあります。

最初はちょっと言い出しづらいかもしれませんが、ぜひ勇気を出して「おれは今日は残業せずに帰るんだ!」と周りに宣言してみて下さい。

コツ3:"本当にやらなければならないことは何?"と問いかけ続ける

クライアントの業務改善をしていて良く思うのは、「ほんっっっとうに無駄なことが多いな!」ということです。

仕事は大事なのですが、それが本当に自分の、事業部の、会社全体の、お客様の役に立つことなのでしょうか?目的もメリットもわからずにやっている仕事や、自分が出ても出なくても何も変わらない会議、そういうものが毎日の業務の中に潜んでいませんか?

ぼくの経験上ですが、非常に強く「本当に大事なこと、やらなければならないことは何?」と問いかける習慣がついていない人の場合、不要な業務が全仕事時間の60%以上を占めてしまっています。

「本当に必要なこと以外は、徹底的に無駄である」この言葉をぜひ覚え、必要なこと、大切なことの明確化をしてみてください。

参考記事:

outward-matrix.hatenablog.com

コツ4:すべてのタスクをリスト化し、上司に事前に送付する

これめっちゃくちゃ使えるので、ぜひやってください。

この記事を読んでくださっているようなあなたは、タスク管理ツールやエクセル等を使い、しっかりとタスク管理はされているはずです。しかし残念ながら、タスクを自分で抱え込んでいるだけでは、タスク管理は片手落ちと言わざるを得ません。

新卒の社会人が入ってきたら、あんたは「ホウレンソウが大事だぞ!」とアドバイスされると思います。が、あなたはそれが本当に徹底できていますでしょうか?勝手にタスクを抱え込んで、「忙しい忙しい」と言いながらずるずると帰宅時間を引き延ばしたりはしていないでしょうか?

ぼくからのおススメは、毎朝自分が抱えているタスクをすべて洗い出し、完了予定時間とボトルネックを付記したうえで、上司に毎日送ることです。

こんなかんじ。

上司様

おはようございます。本日のタスクリストと完了予定、ボトルネックをまとめましたので、送付します。もしさらに優先すべきタスクや認識違い等ございましたら、お手数ですがご指摘願えますでしょうか。

  • タスクA:本日AM10:30に完了予定。ボトルネックは特になし。
  • タスクB:○○さんから受領メール受領次第完了予定。AM11時までにこなかったらリマインド実施。
  • タスクC:本日PM15時にドラフト作成予定。具体的なメッセージが不明な個所があるため、午前中どこかで10分ほどお時間をください。

もし他に必要なタスク等ございましたら、いつでもご連絡ください。

上司という生き物は、部下が何をしているか想像以上にわかっていないものなのです。だから、「あいつ今何やってんだろう、よくわかんないからとりあえずこれ投げつけてみるか」みたいなことをする御仁が後を絶たないわけです。それ自体はマスト改善事項だったりするわけですが、ぼくらの側からも上司に協力してあげましょう。

「いまこれやっていて、こんなとこに困っています。」と自分から言ってきてくれる部下は、彼らにとって非常に助かる存在です。このコツを実施することで、仕事が早くなるだけでなく、上司との関係も改善し、仕事全体にとても良い影響を与えること間違いなしです。
参考:Todoリストの超具体的な活用方法を紹介するよ - Outward Matrix

 

コツ5:すべての仕事を15分単位で区切り、爆速で完了させる

仕事はすべて15分単位にしましょう。

上司に報告するタスクはもっと荒いレベルでいいですが、自分で把握しているタスク量は15分刻み程度にしておかないと、結局だらだらしてしまって想定以上の時間がかかってしまいます。

そのタスク、本当に1時間も必要?実は15分で終わるんじゃない?

そんな感じで全タスクにメスを入れていき、適性時間を算出します。そしてそのあと、15分単位に刻んだ仕事に対して全集中力を注ぎ込み、速攻で終わらせる。そうしていくと仕事のクオリティも目を見張るほどに上がり、速度もうなぎのぼりになっていくはずです。

仕事のスピードを徹底的にあげ、やりたいことをしよう

仕事を一生懸命にやることは素晴らしいことですし、そうあるべきとぼくは強く信じています。しかし、それと長時間労働には何の関係もありません。

ぼくたちはそれぞれ目指しているものは違います。仕事を爆速で覚えてビジネスパーソンとして一人前になりたいのかもしれないですし、他の勉強をしてキャリアチェンジをしたいのかもしれない、もしかしたら生まれたばかりの娘と時間を過ごすことが何よりも大事なことかもしれません。

そして、どの場合においても、「仕事のスピードを上げる」というのは不可欠です。

上記にあげた5つのコツ、できるものからで構いませんので、ぜひぜひ実践して仕事のスピードを上げ、早く帰って自分のための時間をたくさんゲットしましょう。

次はこの記事をどうぞ:Todoリストの超具体的な活用方法を紹介するよ - Outward Matrix